PROJE/ETKİNLİK HAZIRLIK
Proje/Etkinlik ilk Planı (Taslak):
Türü; Kurumlararası Proje, Farkındalık Projesi, Alan Uygulama Projesi, Eğitim Projesi vb.
Proje Adı; “Çalışanları Tanıyalım-…………..” Farkındalık ve Alan Uygulama Projesi vb.
Hedef Kitle; Tüm öğrenciler, İnşaat programı öğrencileri vb.
Paydaş kurumlar; yüksekokul, belediye, …firması vb.
Program Örneği;
Öğle Öncesi-Proje Tanıtımı
10.30 -ilgili projenin, projeyle ilgili birim ve yapının tanıtımı
Yer; Yüksekokul konferans salonu.
Konuşmacılar; Yüksekokul müdürü, Kaymakam, İlgili birim yetkilisi veya amiri vb.
Program; saygı duruşu istiklal marşı, açılış konuşması, ilgili kurum yetkilisinin konuşması, teşekkür belgeleri takdimi vb.
Öğle Sonrası- Projenin Öğrencilere Yönelik Alan Uygulama Eğitimi ve Farkındalık Süreci
13.00- 16.00 – Öğrenci Gruplarının İlgili Birimin Çalışma Alanlarında Uygulamaya Katılımı ve Bilgilendirilmesi:
-İlgili Bölüm veya Program veya Yüksekokul öğrencilerine yönelik 18 öğrencinin dönüşümlü gruplarla birim alanında uygulamalara katılımı, kısa mesaisi.
-Öğrencilerin Uygulama ve çalışmaları yerinde görmesi, çalışanlar ile iletişim kurması ve farkındalığın sağlanması.
Uygulama ve Farkındalık Eğitim Programı:
18 öğrenciden oluşan 3(üç) Öğrenci grubunu ilgili alanlarda dönüşümlü olarak bulunacak ve alanlar tanıtılacak,
Var ise 1. Gün, 2 gün… programları yazılır.
İlk plana göre gerekli görüşmeler onaylar yapılarak son plan oluşur proje veya etkinlik başlama raporuna dönüşür.
Proje/Etkinlik Resmileştirme:
-Proje/etkinlik başlama raporunun EBYS üzerinden gönderimi (Ekli dosya formatı Word-doc).
(Proje veya etkinlik raporu için web sayfamızda yayımlardan faydalanabilirsiniz. Tıklayınız)
-Proje/etkinlik gerçekleştirme, görseller, afiş, kayan yazı, web raporu vb. belgelendirmelerin oluşturulması.
-Proje/etkinlik bitiş raporunun EBYS üzerinden gönderimi. İlgili bilgi belgelerin Eki olarak EBYS de gönderimine eklenmesi (Ekli dosya formatı Word-doc).
(Proje veya etkinlik bitiş raporu için ilgili başlama raporunu bitişe dönüştürerek, ilgili görseller, analizler, sonuç vb. belirtilir)
-Varsa diğer belgeler.
Etkinlik Öncesi Genel Hazırlık:
-İlgili birimlerle iletişim program hazırlığı
-İlgili projenin alan çalışması için ilgili eş birim yetkilileri ile sürecin planlanması
-Alan çalışmasına katılacak, öğrencilerin tespiti organizasyonu
-Öğrencilerin alana ulaşım çözümü (Yüksekokul sekreteri ile görüşmeler)
-Öğrencilere eşlik edecek öğretim elemanları.
-Etkinlik planın Yüksekokul müdürüne sunulması ve onayı.
-Gerekli yazışmaların ve davetlerin yapılması. (Yüksekokul sekreteri ile görüşmeler)
-Etkinlik programı netleşmiş olacak.
Etkinlik Günü İçin Özel Hazırlık:
-Etkinlik yeri (Konferans salonunu) hazırlıklarının yapılması (Yüksekokul sekreteri ile görüşmeler),
-Misafirlere öğle yemeği organizasyonu ve finansmanı (sponsor vb.) (Yüksekokul sekreteri ile görüşmeler),
-Etkinlik öncesi Yüksekokul/Bölüm öğrencilerinin konferans salonunda toplanması gerekli duyuru iletişimler,
-Sunucu ve ses pc masası öğrencilerinin tespiti, prova, saygı duruşu, istiklal marşı, sunum vb hazırlık,
-Ses pc masası öğrencisinin kısa eğitimi için yüksekokul sekreteri ile ses masası desteği verecek personel ile iletişim kurulması,
-Etkinlik ve alan görselleri için öğrenci resimleme ekibi oluşturma, toplanan görsellerin yüksekokula teslimi ve ilgili kişiler ile paylaşımı.
-Etkinlik sunum, projeksiyon görseli; proje adı, Proje slaydı, resim vb. hazırlık,
-Etkinlik şablon sunum metnin ilgili etkinlik programına göre düzenlenmesi. (Şablon için Tıklayınız Doc Pdf)
-Teşekkür belgelerinin hazırlanması (Özel kalem ile görüşmeler)
-Etkinlik öncesi son kontrol varsa teknik sorunların giderilmesi hazırlığın tamamlanması,
-varsa ilave hazırlıklar.
Yapılacak Etkinliğin Duyurulması için Hazırlık:
-1 veya 2 hafta önce proje afişi ve kayan resim için yüksek çözünürlükte resimler hazırlanır, telif içermeyen resimler toplanır,
-Afiş veya kayan resimde kullanılacak bilgiler Word-doc formatında hazırlanır. Etkinliğin adı, konuşmacılar ve birim bilgileri, saat, tarih, yer…,
-İlgili bilgiler tek klasörde toplanıp sıkıştırılmış (zipli, rarlı) dosya olarak kurumsal mail adresine gönderilmesi,
-WhatsApp paylaşımı resim çözünürlüğünü düşürdüğü için mail esas alınacak. Telefonla çekilen görsellerin mail üzerinden gönderilmesi orijinalliği korur.
-İlgili belge bilgi ve görsellerden kayan resim afiş vb oluşturulur webde yayımlanır.
Yapılan (Bitmiş) Etkinliğin Duyurulması için Hazırlık:
-1 veya 2 gün sonra yüksek çözünürlükte resimler mail, flaş yolu ile toplanır,
-Afiş veya kayan resimde kullanılacak bilgiler Word-doc formatında hazırlanır. Etkinliğin adı, konuşmacılar ve birim bilgileri, saat, tarih, yer, teşekkür yazısı, etkinliğin haber yazısı…,
-Yüksekokul web sayfamızda biten etkinlik raporları (pdfleri) mevcuttur. Formata uygun ilgili rapor Word-doc formatında başlıkları yazılır, resimlerin hepsi yerleştirilir,
-İlgili belgeler, resimler bir klasörde toplanıp sıkıştırılmış (zipli, rarlı) dosya olarak kurumsal mail adresine gönderilir,
-Maile gönderilen belge, bilgi ve görsellerden etkinlik raporu düzenlenir uygun hale getirilir ve webde rapor, kayan resim vb olarak paylaşılır.