Güzel Sanatlar Fakültesi Özel Yetenek Sınavı Otomasyonu (GSFOYS)

GSFOYS, Selçuk Üniversitesi Güzel Sanatlar Fakültesi’nin özel yetenek sınavı süreçlerini uçtan uca dijital ortamda yönetmek amacıyla geliştirilen modern bir sınav otomasyon sistemidir. Geliştirilen sistem; aday başvurusundan kesin kayda ve sonuçların ilanına kadar tüm sınav süreçlerini tek bir platform üzerinde bütünleştirmektedir.

Temel Süreçler

• Aday Başvurusu: e-Devlet SSO ile güvenli giriş, MERNİS/ÖSYM doğrulamaları, fotoğraf ve belge yükleme, bölüm tercihi ve başvuru revizyon işlemleri
• Başvuru Değerlendirme: Personel kontrolü, onay süreçleri ve eksik/hatalı başvuruların yönetimi
• Sınav Organizasyonu: Sınav takvimi, salon tanımlama, kapasite yönetimi ve adayların salonlara otomatik atanması
• Jüri Değerlendirmesi: QR kod üzerinden aday doğrulama ve jüri üyelerinin dijital ortamda not girişi
• Veri Aktarımı: Optik değerlendirme ve Görsel Algı süreçlerinden elde edilen verilerin sisteme aktarılması
• Yerleştirme: Sınav puanlarının ilgili kurallara göre hesaplanması, sıralama ve yerleştirme işlemleri
• Kesin Kayıt: Kazanan adayların kesin kayıt süreçlerinin yönetilmesi
• Sonuç İlanı: Sınav sonuçlarının güvenli ve kontrollü şekilde ilan edilmesi

Teknik Altyapı

Sistem, sürdürülebilir ve geliştirilebilir bir yapıda katmanlı mimari ile tasarlanmıştır:

Role dayalı yetkilendirme mekanizması sayesinde Admin, Assistant, Jury ve Öğrenci İşleri kullanıcılarının sistem üzerindeki erişimleri görev ve sorumluluklarına göre sınırlandırılmaktadır.

Dönem bazlı sınav kurallarının yönetilebilmesi için takvim ve kapı (gate) kontrolleri uygulanmakta; başvuru, değerlendirme, yerleştirme ve kayıt gibi süreçlerin yalnızca tanımlanan tarih ve koşullarda yürütülmesi sağlanmaktadır.

Güvenlik ve İzlenebilirlik

GSFOYS; sınav süreçlerinin güvenli, şeffaf ve denetlenebilir şekilde yürütülmesi amacıyla kapsamlı audit log mekanizmasına sahiptir. Kullanıcı işlemleri kayıt altına alınarak süreçlerin geriye dönük olarak izlenebilmesi sağlanmaktadır.

Sistem ayrıca SMS/e-posta bildirimleri, gibi kurumsal servislerle entegre çalışabilecek şekilde tasarlanmıştır.

Belge ve Görsel İşlemleri

QuestPDF kullanılarak giriş belgesi, başvuru formu ve çeşitli sınav raporları otomatik olarak oluşturulmaktadır. ImageSharp ile aday fotoğraflarının işlenmesi ve standartlaştırılması sağlanmaktadır.

Salon kapasitesi hesaplama, aday geri bildirimleri ve raporlama özellikleri sayesinde hem adayların hem de yönetici personelin sınav süreçlerini daha hızlı ve kullanıcı dostu bir şekilde yürütmesi hedeflenmektedir.

Kazanımla

• Manuel ve kâğıt tabanlı işlemler azaltılmış,
• Başvuru ve sınav süreçleri uçtan uca dijitalleştirilmiş,
• Aday, personel ve jüri işlemleri tek platformda birleştirilmiş,
• Sınav ve yerleştirme süreçlerinde insan kaynaklı hata riski azaltılmış,
• QR kod ve dijital not girişi ile değerlendirme süreçleri hızlandırılmış,
• Salon ve aday atamaları daha etkin şekilde yönetilebilir hale getirilmiş,
• Audit log sayesinde süreçlerin izlenebilirliği artırılmış,
• SMS/e-posta bildirimleriyle kullanıcıların zamanında bilgilendirilmesi sağlanmış,
• Yıllara ve sınav dönemlerine göre yönetilebilir, sürdürülebilir bir altyapı oluşturulmuştur.

GSFOYS, Selçuk Üniversitesi e-Kampüs, Kağıtsız Ofis ve Otonom Sistemler vizyonu doğrultusunda; sınav süreçlerini modern, bütünleşik, sürdürülebilir ve kullanıcı dostu bir altyapıya taşıyan önemli bir dijital dönüşüm uygulamasıdır.

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

Selçuk Üniversitesi