1- Başvurular, sorumlu/yardımcı araştırmacı tarafından Etik Kurul Sekretaryasına yapılır.

2- Gündeme toplantı takviminde belirtilen en son başvurma tarihleri öncesinde yapılan başvurular alınır.

3- Tüm başvurularda Akademik kurul kararı ya da başvuru sahibinin çalıştığı kurumdan aldığı onay/izin belgesi sunulmak zorundadır.

4- Başvuru formlarında verilen araştırmanın adı, akademik kurul kararı ya da başvuru sahibinin çalıştığı kurumdan aldığı onay/izin belgesinde geçen araştırma adı ile birebir aynı olmalıdır.

5- Başvurular, Faz I klinik araştırmaları için kırmızı; Faz II klinik araştırmalar için sarı; Faz III klinik araştırmalar için mavi; Faz IV klinik araştırmalar için siyah; Diğer tür çalışmalar için beyaz dosyalar ile tek nüsha olarak verilir.

6- Etik Kurula yapılacak ilk başvuruda Bakanlığın belirlediği ve internet sayfasında yayınladığı başvuru ücretini geçemeyecek şekilde Etik Kurul’un kurulduğu kurumun/kuruluşun gösterdiği adrese başvuru ücreti yatırılır ve dekontun aslı ve bir örneği başvuru dosyasına eklenir. Uzmanlık tezleri ve/veya akademik amaçlı araştırmalar için başvuru ücreti talep edilmez. Ancak bunlar anabilim dalı başkanlığı veya klinik şefliği tarafından yazılı olarak belgelendirilmiş olmalıdır

7- Başvuru destekleyici ve/veya yasal temsilcisi tarafından yapılır ve etik kurul sekretaryası tüm yazışmalarını başvurunun destekleyicisi ve/veya yasal temsilcisi ile yürütür.

8- Çok merkezli araştırmalarda başvuru koordinatör merkeze yapılır. Çok merkezli klinik araştırmanın yürütüldüğü koordinatör merkezde etik kurul bulunmuyorsa, klinik araştırmanın yürütülmesi planlanan merkezlerinden biri olan ve koordinatör merkezin bulunduğu ilde ve/veya o ile yakın ilde yer alan merkezin bulunduğu etik kurula başvuru yapılır.

9- Etik Kurula yapılacak başvurularda klinik araştırmanın türüne göre İlaç ve Eczacılık Genel Müdürlüğü internet sitesinde (www.iegm.gov.tr) de yayımlanan uygun başvuru formu ve başvuru üst yazı örnekleri dikkate alınarak hazırlanan başvuru formu ve üst yazı örnekleri kullanılır.

10- Etik Kurula yapılacak başvurularda ilgili mevzuata uyulması gerekmektedir.

11- Başvurular, başvuru formunda belirtilen sıralamaya uygun, bölüm başlıkları ayraçlarla belirtilmiş olarak sunulmalıdır.

12- Başvurular dosya ile birlikte tek pdf formatı olarak CD ortamında ve etikselcuk@gmail.com adresine elektronik ortamda gönderilecektir. Başvurular gündemin yoğunluğuna ve Başvuru sırasına göre bir sonraki toplantıda değerlendirilecektir.

13- Etik Kurul sekretaryası tarafından şekilsel olarak yapılan ön inceleme sonrasında ilgili mevzuata belirtilen ve başvuru formalarına uygun olarak yapılan başvurular işleme konulur