Hareketliliğe katılmak isteyen tüm personelin, uygun hareketlilik dönemini belirlemek için ilgili Erasmus Bölüm Koordinatörü ile iletişime geçmesi gerekmektedir.
Hareketlilikten önce Personel Hareketlilik Sözleşmesinin hazırlanması gerekmektedir. Avrupa Komisyonu tarafından öngörülen formlar şunlardır: